Guide Baserow

Introduction

Chaque bases de données contient des tables. Chacune est indépendante l'une de l'autre. Notre Baserow en contient actuellement 2, "ACAB" et "COORDINATION".
Chaque base de donnée contient une ou plusieurs table Chaque table montre un tableur. Chaque ligne est un "objet" d'un catalogue. Chaque colonne est une donnée spécifique de cet "objet" Les tables sont reliées entre elles par des colonnes "Link" 🔌 On va rappeler une info spécifique d'une table à l'autre grâce à des colonnes "Lookup" 🔭

Chaque table peut-être vue de plusieurs manières sans pour autant changer l'information de base. La vue de base est nommée "Grid". Je peux créer une vue supplémentaire qui ne montre que certaines données et en cache d'autre.
Je peux ainsi la partager publiquement sans révéler de données compromettantes. Je peux créer une vue sous forme d'un formulaire pour demander à des personnes extérieurs de rajouter un "objet", donc une ligne.

Consultation

Pour la plupart des personnes de l'équipe de coordination et des différents groupes de travail, les différentes vues montrés dans les onglets du cloud sont suffisantes.

Si une information est manquante, la première chose est d'abord de contacter le responsable, actuellement Quentin.

Modification

Si la consultation ne suffit pas vous pouvez mettre les mains sous le capot en accédant en tant que membre, et non admin, mais c'est dejà suffisant pour pouvoir foutre le bordel, donc prudence !

A Savoir avant modification :

  • Baserow nest pas Excel, il ne faut pas vouloir utiliser Baserow comme on utiliserai Excel.

  • Chaque ligne est un objet, donc une ligne vide = un objet sans nom = ⛔️ !

  • il y a des inter-dépendences entre chaque table,

    • donc la ☢️modification d'un nom de colonne☢️ peut rompre le lien avec une table et casser le fonctionnement d'un formulaire.
    • La première colonne, appelé "Champ primaire" est détérminante pour les relations entre tables. ⛔️Ne pas la changer⛔️ !

Outre l'accès via des API pour un usage web, la base de la différence entre une base de donnée et un "simple" tableau Excel se situe dans la possibilité de lié entre elles différentes tables et ainsi de mettre à jour automatiquement certaines données.

  • Les colonnes avec le logo 🔌 sont des "Link to table" et vont chercher le "Champ primaire" d'une autre table, tout en créant une colonne 🔌 dans cette autre table aussi.

    • Donc si dans ma table ACAB j'ai une colonne 🔌"Membre" qui lie vers la table Membres,
    • il y a aussi une collone 🔌"ACAB" dans la table Membres qui lie vers la table ACAB.

    • Si la la table ACAB , dans la colonne 🔌"Membre" et à la ligne "ACAB 37" je choisis le membre "Quentin",
    • automatiquement s'affichera "ACAB 37" à la colonne 🔌"ACAB" et à la ligne "Quentin" dans la table Membres.

  • Les colonnes avec le logo 👓 sont des "Lookup" et ne peuvent exister que si une colonne 🔌 as été créé au préalable. Elle servent à aller cherche des informations autres que le champs primaire.

    • Donc pour reprendre l'exemple au dessus avec Quentin qui participe à l'ACAB 37, le mail de Quentin n'est indiqué uniquement dans la table Membres. Si l'on veut pour diverses raison qu'il soient affichés dans la ligne de l'ACAB où Quentin participe, on créer un Lookup vers la colonne "Mail" de la colonne "Membres", ce qui donne :

      Si l'on rajoute Joe qui participe aussi à l'ACAB 37 et Camille qui participe à l'ACAB 38, cela donne :

    ☢️Si je change le nom de la colonne "Membres" en "Jurés" par ce que cela me semble plus clair, cela brise le "Lookup" car il ne sait plus où est la colonne "Membres" :

    Et dans l'architecture actuelle de nos database FMJ, il y a des imbrications multiples et donc fragiles. C'est pourquoi il est très important de ne pas modifier une colonne sans connaissances !

Il y a encore pleins d'autres choses à apprendre sur baserow, mais si vous avez compris déjà ça, vous pouvez commencer à mettre les mains dans le camboui et ouvrir ce lien en parallèle avec la suite de ce guide :